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Sichere und DSGVO konforme E-Mail-Archivierung in der Cloud

MailStore Service Provider Edition (SPE)

DigiPhant ist seit vielen Jahren MailStore Certified Partner und setzt ebenso lange MailStore Server erfolgreich bei Kunden ein. Wir ermöglichen damit selbst kleineren Unternehmen eine kostengünstige und wartungsarme Archivierung. MailStore Server legt perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen.

MailStore Server setzt aber einen eigenen Server im Haus (auch On-Premise genannt) voraus und mit der weiterhin steigenden Tendenz, Dienste in die Cloud auszulagern, passen selbstbetriebene Server immer seltener in die IT-Planung. Was liegt also näher, als auch die E-Mai-Archivierung in die Cloud auszulagern?

Oft bieten Cloud-Services zur E-Mail-Archivierung im Vergleich zu Inhouse-Lösungen nur einen reduzierten Funktionsumfang und sehr rudimentäre Schnittstellen für die Archivierung und den Zugriff auf das Archiv. MailStore bietet jedoch seit einiger Zeit eine spezielle Version für Provider und Dienstleister an, die MailStore Service Provider Edition oder kurz MailStore SPE. Hiermit erhalten Sie eine vollwertige MailStore-Instanz, die den gleichen Komfort und die gleiche Flexibilität wie der „normale“ MailStore Server bietet. Für Sie als Kunden besteht kein Unterschied in Funktionsumfang, Bedienung oder Oberfläche.

  • Unterstützung nahezu aller gängigen E-Mail-Server, E-Mail-Clients und Dateiformate
  • Flexible Archivierungsmethoden (Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang, Archivierung einzelner Postfächer, Archivierung mehrerer Postfächer in einem Schritt, etc.)
  • Zugriff auf das Archiv über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, Web Access, Mobile Web Access oder IMA
  • Zuverlässige Erfüllung aller relevanten rechtlichen Anforderungen
  • Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge
  • Schutz vor Datenverlusten
  • Entlastung von E-Mail-Servern
  • Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%
  • Vereinfachung von Backup und Restore
  • Unabhängigkeit von PST-Dateien
  • Abschaffung von Postfachbegrenzungen

Inhouse oder Cloud?

Wie bei jeder Anschaffung oder Migration im IT-Bereich steht als erstes eine Kosten-Nutzenanalyse. Da, wie oben erwähnt, der Nutzen für Sie als Kunden exakt gleich bleibt, betrachten wir also die Kostenseite einmal genauer.

TCO

Total Cost of Ownership – kurz TCO – ist die ganzheitliche Betrachtung einer Investition, inklusive Anschaffungs–, Wartungs- und Betriebskosten. Einen Server nur nach den Anschaffungskosten zu betrachten ist eine Milchmädchenrechnung, denn die Kosten für den Betrieb können um ein Vielfaches höher liegen und somit die ganze Anschaffung unrentabel machen.

Oftmals wird versucht, die Anschaffungs- und Betriebskosten zu drücken, indem man alte, vorhandene Hardware einsetzt. Wenn es sich hierbei aber nicht um 2-3 Jahre alte Server handelt, die ideal für den Einsatzzweck geeignet sind, ist von diesem Ansatz eher abzuraten.

NAS / Alter Server

Die Hardware-Anforderungen für einen MailStore Server sind nicht allzu hoch. Wenn in Ihrem Unternehmen z.B. 20 Postfächer archiviert werden sollen, benötigen Sie einen Windows-fähigen, einfachen 4-Kern-Prozessor, 8-16 GB RAM und redundante Platten mit 2x 1TB oder größer. Ein NAS ohne Windows fällt ohnehin aus.

Zuverlässigkeit und Redundanz ist hierbei das Wichtigste, denn ein Archiv, das über 10 Jahre und länger fortlaufend bestehen muss, darf nicht aufgrund eines einfachen Hardwaredefekts länger als irgend nötig ausfallen oder gar Daten verlieren. Ausgemusterte Rechner bieten nicht die Zuverlässigkeit, die auch vom Gesetzgeber für ein Archivierung gefordert ist. Zudem ist bei alter Server-Hardware der Stromverbrauch so hoch, dass die Betriebskosten die Ersparnis bei der Anschaffung schnell zunichte machen.

Inhouse-Server

Ein halbwegs aktueller Server kostet 2500,- €. Hinzu kommen Kosten für Software inkl. CALs, USV + Rack + Switches + Diverses, soweit nicht vorhanden. Hat man die Hardware erworben, müssen die operativen Kosten ebenfalls mit eingerechnet werden. Hierunter fallen die Wartung der Server (20% von den Serveranschaffungskosten/ Jahr), der Strom (inklusive des Stromverbrauchs für die Kühlung bei einer bereits vorhandenen Klimaanlage), der Mietpreis für den Server-Raum und die Wartung der Storage-Einheit.

Selbst wenn Sie dies alles außer acht lassen würden und nur die reinen Stromkosten für den Server berechnen würden, hätten Sie bei ca. 100 Watt immerhin 250,- € im Jahr an Ihren Energieversorger zu zahlen.

Archivieren Sie Ihre E-Mails in der Cloud: sicher, DSGVO konform und ohne erneute Infrastrukturkosten

DigiPhant ermöglicht seinen Kunden mit der MailStore SPE nun, all die Vorteile einer cloudbasierten Archivierungslösung mit dem Komfort und Funktionsumfang von MailStore Server zu kombinieren. Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne das unbeliebte Thema E-Mail-Archivierung endlich und auch noch kostengünstig ad acta zu legen.

Wollen Sie mehr über E-Mail-Archivierung erfahren? Fragen Sie uns einfach!

  • DigiPhant Support

    Wir helfen Ihnen gerne bei allen Fragen oder Problemen. Sie haben folgende Möglichkeiten:

     

    Fernwartung

    Wenn einer unserer Mitarbeiter Sie bittet, die Software "Teamviewer" zu starten, können Sie diesen hier vorkonfiguriert herunterladen. Die Nutzung des Teamviewers ist sehr einfach und unbedenklich. Wir führen Sie gerne durch die einzelnen Schritte.

    Virenscan

    Bei Verdacht auf eine Infektion Ihres Arbeitsplatzrechners können Sie hier einen Virenscan online vornehmen. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, falls hierbei etwas gefunden wird oder Sie sich über das Ergebnis nicht sicher sind.

    E-Mail

    Schreiben Sie uns doch Ihr Anliegen in einer kurzen Mail. Bitte beschreiben Sie Ihre Frage bzw. Ihr Problem so genau wie möglich und vergessen sie dabei nicht die Angaben zu eingesetzter Hard- und Software inkl. der jeweiligen Versionsnummer.

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