Email-Archivierung von Mailstore

Rechtssichere E-Mail-Archivierung von Mailstore

Laut des Beschlusses vom 01.01.2017 der GOBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz dazu gesetzlich verpflichtet, E-Mails rechtskonform zu archivieren. Eine E-Mail auszudrucken und abzuheften reicht alleine nicht mehr aus. In erster Linie dient die E-Mail-Archivierung der Dokumentation. Hierbei werden E-Mails unverändert und sicher aufbewahrt. Zusätzlich lassen sich Daten im Bedarfsfall wiederherstellen, sodass wichtige Inhalte nicht verloren gehen können. Als wichtiger Grundsatz lässt sich festhalten, dass der grundlegende Sinn einer jeden Archivierung die Wiederauffindbarkeit und die Verfügbarkeit von Daten über einen längeren Zeitraum hinweg darstellt.

DigiPhant empfiehlt die serverseitige E-Mail-Archivierung mit MailStore Server

Die serverseitige Archivierung ist eine zentrale, automatisierte Archivierung, welche unabhängig vom Endanwender, z.B. Mitarbeiter arbeitet. Diese Art der E-Mail-Archivierung ist im geschäftlichen Umfeld die gängigste und archiviert beispielsweise Exchange Postfächer sowie Office 365, IMAP oder Gmail. Sie behalten stets die Kontrolle über alle relevanten Inhalte, außerdem ist diese Art der Archivierung die beste Strategie, um den Workload der IT-Abteilung zu reduzieren.

MailStore Server besticht nicht nur durch rechtliche Sicherheit, Schutz vor Datenverlusten, vereinfachtem Backup und Restore, sondern auch mit schneller Volltextsuche und einer Speicherplatzeinsparung bis zu 70% gegenüber der Mailspeicherung auf dem E-Mail-Server.

Backup ist nicht gleich Archivierung

Fälschlicherweise wird oft davon ausgegangen, dass ein Backup alleine zur Sicherung der geschäftlichen E-Mails ausreicht. Ein Backup ersetzt jedoch keinesfalls die gesetzeskonforme und damit rechtssichere Archivierung. Es werden weder die rechtlichen Anforderungen berücksichtigt, noch ist eine ständige Verfügbarkeit und Wiederauffindbarkeit von geschäftskritischen E-Mails gewährleistet.

Der Standard für rechtssichere E-Mail-Archivierung: MailStore

Die führende Software-Lösung zur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung für alle kleinen und mittelständischen Unternehmen.

Mit MailStore Server können Unternehmen alle Vorteile moderner, revisionssicherer E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen.

Eine besonders schnelle Volltextsuche über E-Mails und beliebige Typen von Dateianhängen ermöglicht es dem Anwender seine E-Mails im Archiv über beispielsweise das Outlook-Add-In oder den Web Access aufzurufen. Anwender können weiterhin ihre gewohnte Ordnerstruktur beibehalten und ihr Archiv völlig intuitiv bedienen. Die individuell festlegbaren Aufbewahrungsrichtlinien können zudem helfen, die Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), bezogen auf die E-Mail-Kommunikation, insbesondere das Recht auf Löschung persönlicher Daten, zu erfüllen.

Vorteile für Ihr Unternehmen

Zuverlässige Erfüllung aller relevanten rechtlichen Anforderungen
Hilfe bei der Einhaltung der EU-DSGVO
Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge
Schutz vor Datenverlusten
Entlastung von E-Mail-Servern

Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%
Vereinfachung von Backup und Restore
Unabhängigkeit von PST-Dateien
Abschaffung von Postfachbegrenzungen

Unterstützte E-Mail-Systeme

Microsoft Office 365 und Exchange Server 2003 bis 2019
G Suite (Google Mail)
Alle IMAP- oder POP3- kompatiblen E-Mail-Server
E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook

DigiPhant vertraut der E-Mail-Archivierung von MailStore

Wir sind überzeugt von MailStore Server und richten Ihnen gerne eine eigenen Mailserver für Ihre Archivierung ein. Kunden, die keine eigene Serverinfrastruktur haben oder in Zukunft Dienste in die Cloud auszulagern möchten, bietet DigiPhant eine vollwertige MailStore-Instanz auf DigiPhant-Cloud-Servern an, bei gleichem Komfort und gleicher Flexibilität.

DigiPhant – Ihr MailStore Partner im Großraum München

Weil wir seit Jahren den Produkten zur rechtssichere und gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung von MailStore vertrauen sind wir “MailStore Certified Partner”. Eine Auszeichnung die wir seit Jahren erhalten und die alle zwei Jahre neu verifiziert wird.

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