Signaturen am Ende einer E-Mail erleichtern die Kontaktaufnahme, zum Beispiel um telefonisch rückzufragen. Sie machen es Ihrem Gegenüber also möglichst leicht, mit Ihnen Verbindung aufzunehmen oder mehr über Sie bzw. Ihr Unternehmen zu erfahren. Mit zunehmender Bedeutung des E-Mail-Verkehrs sah sich der Gesetzgeber dazu veranlasst Rechtssicherheit zu schaffen und einheitliche Vorschriften festzulegen. Seitdem erfüllt die Signatur somit 2 Funktionen, bessere Kommunikation zu ermögliche und der Informationspflicht Genüge zu tun.
Beides setzt aber voraus, dass jede E-Mail, die Ihr Unternehmen verlässt, auch eine korrekte Signatur enthält. Sobald dies nicht zentralisiert geschieht und die Verantwortung bei Ihren Mitarbeitern liegt, muss dies nach Murphy schiefgehen. Technische Hürden, individuelle Vorstellungen von “korrekt” oder schlicht menschliche Vergesslichkeit können dann zwei Dinge zu Folge haben: Entweder eine E-Mail verursacht ungewollt Ärger (beim Empfänger, über einen unliebsamen Mitbewerber etc.) oder aber Ihr Unternehmen steht schlicht und ergreifend einfach nur schlecht da.
Besonders den zweiten Fall sollten Sie nie unterschätzen. Unprofessionelle Darstellung, falsche oder fehlende Angaben, unsinnige Angstklauseln, doppelte Signaturen – es gibt viele Möglichkeiten Ihr Unternehmen in einem schlechten Licht zu zeigen.
Bei geschäftlichen E-Mails können fehlende Angaben in der Signatur ein Grund für eine Abmahnung sein, denn es müssen folgende Angaben enthalten sein:
Bei eingetragenen Unternehmen dürfen zusätzlich folgende Angaben nicht fehlen.
Das sollte zusätzlich in die Signatur
Telefonnummer – Telefaxnummer – E-Mail Adresse – Webadresse
Mit dem Exclaimer Signature Manager können Sie in Ihrem Unternehmen E-Mail-Signaturen zentral gestalten und vergeben, mit der Office 365 Edition auch an alle Mitarbeiter, die Office 365 verwenden. Dabei können Sie verschiedenen Abteilungen eigene E-Mail-Signaturen zuweisen – je nach Tätigkeitsfunktion innerhalb der Organisation.
Korrekte E-Mail-Signaturen sind Pflicht, gute Signaturen ein Muss und nützliche und wirkungsvolle Abschlüsse zu jeder Ihrer Mails ein echter Wettbewerbsvorteil. Sprechen Sie mit uns, wenn dies bei Ihnen noch nicht optimal eingerichtet ist. Über Partnerunternehmen helfen wir Ihne auch gerne bei der Konzeption und Erstellung von guten Vorlagen.