Einheitliche und Unternehmensweite Signaturen mit Exclaimer
16. Februar 2015 – Gregor Mechtersheimer
E-Mail Signaturen – aber richtig
Warum E-mail Signaturen?
Signaturen am Ende einer E-Mail erleichtern die Kontaktaufnahme, zum Beispiel um telefonisch rückzufragen. Sie machen es Ihrem Gegenüber also möglichst leicht, mit Ihnen Verbindung aufzunehmen oder mehr über Sie bzw. Ihr Unternehmen zu erfahren. Mit zunehmender Bedeutung des E-Mail-Verkehrs sah sich der Gesetzgeber dazu veranlasst Rechtssicherheit zu schaffen und einheitliche Vorschriften festzulegen. Seitdem erfüllt die Signatur somit 2 Funktionen, bessere Kommunikation zu ermögliche und der Informationspflicht Genüge zu tun.
Beides setzt aber voraus, dass jede E-Mail, die Ihr Unternehmen verlässt, auch eine korrekte Signatur enthält. Sobald dies nicht zentralisiert geschieht und die Verantwortung bei Ihren Mitarbeitern liegt, muss dies nach Murphy schiefgehen. Technische Hürden, individuelle Vorstellungen von “korrekt” oder schlicht menschliche Vergesslichkeit können dann zwei Dinge zu Folge haben: Entweder eine E-Mail verursacht ungewollt Ärger (beim Empfänger, über einen unliebsamen Mitbewerber etc.) oder aber Ihr Unternehmen steht schlicht und ergreifend einfach nur schlecht da.
Besonders den zweiten Fall sollten Sie nie unterschätzen. Unprofessionelle Darstellung, falsche oder fehlende Angaben, unsinnige Angstklauseln, doppelte Signaturen – es gibt viele Möglichkeiten Ihr Unternehmen in einem schlechten Licht zu zeigen.
Pflichtangaben
Bei geschäftlichen E-Mails können fehlende Angaben in der Signatur ein Grund für eine Abmahnung sein, denn es müssen folgende Angaben enthalten sein:
- Der genaue Name der Firma inklusive Rechtsform (wie im Handelsregister eingetragen) oder der vollständige Name der Unternehmer (bei nicht-eingetragenen Unternehmen)
- Die Anschrift der Gesellschaft
Bei eingetragenen Unternehmen dürfen zusätzlich folgende Angaben nicht fehlen.
- Das Registergericht und die Nummer (wie im Handelsregister eingetragen)
- Der Name aller Geschäftsführer und ggf. der Aufsichtsratsvorsitzenden mit vollem Namen
- Bei Unternehmen, deren Gesellschafter keine natürliche Person ist (z.B. GmbH & Co. KG) sämtliche Angaben zur persönlich haftenden Gesellschaft
Das sollte zusätzlich in die Signatur
Telefonnummer – Telefaxnummer – E-Mail Adresse – Webadresse
Die Lösung: Exclaimer Signature Manager
Mit dem Exclaimer Signature Manager können Sie in Ihrem Unternehmen E-Mail-Signaturen zentral gestalten und vergeben, mit der Office 365 Edition auch an alle Mitarbeiter, die Office 365 verwenden. Dabei können Sie verschiedenen Abteilungen eigene E-Mail-Signaturen zuweisen – je nach Tätigkeitsfunktion innerhalb der Organisation.
Exchange Edition
- Signaturen und Disclaimer werden auf dem Server gemäß den Regeln hinzugefügt, die Sie bestimmen, damit Ihre Benutzer sie nicht ändern können.
- Jede E-Mail – selbst Nachrichten von Ihren Mobilgeräten – kann vollständige, dynamische, professionelle Signaturen erhalten.
- Sie können statischen Text mit Bildern (z. B. Ihr Firmenlogo) kombinieren und dynamische Daten (z. B. der Name oder die Position des Absenders) hinzufügen, um eine Vorlage zu erstellen.
- Einige Inhalte können basierend auf Regeln automatisch ein-/ausgeblendet werden: So besteht beispielsweise die Möglichkeit, Social-Media-Links in den E-Mails des Verkaufsteams zeigen zu lassen, aber nicht in denen der Rechtsabteilung.
- Verwendung von empfängerbasierten Regeln, damit beispielsweise ein internes Design bei E-Mails an Kollegen genutzt wird.
- Sämtliche Aktualisierungen werden umgehend angewendet: Somit kann zum Beispiel stets der neueste Tweet sekundenaktuell im Social-Media-Feed angezeigt werden.
Office 365 Edition
- Vergeben Sie im Handumdrehen betriebliche Office-365-E-Mail-Signaturen.
- Ermöglichen Sie es Anwendern, ihre E-Mail-Signatur in Office 365 zu sehen, wenn sie ihre Mitteilung erstellen.
- Weisen Sie verschiedene E-Mail-Signaturen verschiedenen Abteilungen zu – je nach deren Tätigkeitsfunktion innerhalb der Organisation.
- Ziehen Sie automatisch Nutzerdaten aus dem Office-365-Verzeichnis.
- Legen Sie mehrere E-Mail-Signaturen an, sodass Anwender aus dem Auswahlmenü in Office 365 die geeignetste für ihre Mitteilungen wählen können.
- Aktualisieren Sie alle Office-365-E-Mail-Signaturen ausgehend von einer zentralen Konsole bei gleichzeitiger voller Kontrolle.
- Legen Sie mehrere Signaturen mit dynamischem Inhalt an, wie Werbebanner, Social-Media-Links, künstlerisches Marketingmaterial, rechtskonforme Haftungsausschlüsse und mehr.
Korrekte E-Mail-Signaturen sind Pflicht, gute Signaturen ein Muss und nützliche und wirkungsvolle Abschlüsse zu jeder Ihrer Mails ein echter Wettbewerbsvorteil. Sprechen Sie mit uns, wenn dies bei Ihnen noch nicht optimal eingerichtet ist. Über Partnerunternehmen helfen wir Ihne auch gerne bei der Konzeption und Erstellung von guten Vorlagen.
Gregor Mechtersheimer
Gregor ist einer der Gründer und Geschäftsführer der DigiPhant GmbH. Der gelernte Datenverarbeitungskaufmann ist das, was man gemeinhin als Computerfreak bezeichnet - und zwar schon seit den Zeiten des Commodore C128 (dem Nachfolger des "Brotkasten"). Er ist verheiratet, Vater von zwei Töchtern und verbringt seine spärliche Freizeit am liebsten mit der Familie. Neben Computern sind intelligente Serien und Filme seine Leidenschaft, für's Fahrradfahren bleibt da nicht mehr viel Zeit. Die letzten Beiträge von Gregor Mechtersheimer
