Rechtssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore Server
Was viele Unternehmen oft übersehen: In Deutschland, Österreich und der Schweiz sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar zu archivieren. Dazu zählt jegliche geschäftliche Korrespondenz wie Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Ein einfaches Backup reicht hierfür aber leider nicht aus, da die Punkte “originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar” oftmals nicht erfüllt werden können.
Das Bundesfinanzministerium hat im Schreiben zu den “Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)” vom 14.11. 2014 die Anforderungen genau spezifiziert und eine Nichtbeachtung kann empfindliche steuerrechtliche Nachteile für Ihr Unternehmen bedeuten.
Zum Glück gibt es fertige Lösungen, die eine rechtsichere Archivierung bequem und zuverlässig ermöglichen.
MailStore Server – neu in Version 10
MailStore Server ist als tausendfach erprobte Standard-Software einfach und schnell einsetzbar und dennoch, auch bei hohen Anforderungen, extrem wartungsarm und zuverlässig. Durch den niedrigen Einstiegspreis und die integrierte Speichertechnologie werden zudem die Gesamtkosten auf niedrigstem Level gehalten.
Machen Sie alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar. MailStore Server legt perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Ihre Mitarbeiter können über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook weiterhin auf ihre E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen.
Durch die integrierte Speichertechnologie, den extrem schnellen Suchzugriff und die einfache und wartungsarme Bedienung ist MailStore Server auch für kleinere Unternehmen geeignet und bietet für Firmen beinahe jeder Größenordnung attraktive Preise.
Die (steuer)rechtliche Verantwortung für die ordnungsgemäße E-Mail-Archivierung liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens und es drohen steuerrechtliche, in bestimmten Fällen sogar zivilrechtliche Sanktionen, wenn Ihre Archivierung einer Prüfung nicht standhält. Sprechen Sie mit uns, wenn Sie auf “Nummer sicher” gehen wollen und die gegebenen rechtlichen Risiken einfach und zuverlässig ausschließen möchten.
Die Vorteile auf einem Blick
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Zuverlässige Erfüllung aller relevanten rechtlichen Anforderungen
- Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge
- Schutz vor Datenverlusten
- Entlastung von E-Mail-Servern
- Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%
- Vereinfachung von Backup und Restore
- Unabhängigkeit von PST-Dateien
- Abschaffung von Postfachbegrenzungen
Unterstützte E-Mail-Systeme
- Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013 und 2016
- Microsoft Office 365
- G Suite
- Alle IMAP- oder POP3- kompatiblen E-Mail-Server
- MDaemon, IceWarp und Kerio Connect
- PST, EML und andere Dateiformate
- E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook
Weitere Vorzüge
- Integrierte Speichertechnologie
- Extrem schneller Suchzugriff
- Flexible Archivierung
- Einfach und wartungsarm
- Niedrige Anschaffungskosten
- Hohe Markterprobung
Viele Unternehmer und ihre Mitarbeiter „archivieren“ seit Jahren alles, was irgendwann einmal wieder gebraucht werden könnte, indem es in einen Unterordner im Postfach geschoben wird. Postfächer mit 2GB und mehr sind dabei mittlerweile eher die Regel als die Ausnahme.
Jeder Mitarbeiter hat zudem dabei sein eigenes System, so dass es im Falle einer geplanten (Kündigung, Rente) oder ungeplanten (Unfall, Krankheit) Übergabe schwer wird, einen Überblick zu bekommen. Wohl dem, der hier beizeiten eine ordentliche Archivierung eingerichtet hat und dem Mitarbeiter so ermöglicht, ein kleines, überschaubares Postfach zu führen – was im Übrigen die Produktivität drastisch erhöht.
Ein weiterer Mehrwert der Archivierung ist, dass sie auf lokale Archive wie Outlook-PST-Dateien verzichten können und diese nicht im Backup vielfach mitgesichert werden.
DigiPhant setzt seit vielen Jahren MailStore Server erfolgreich bei Kunden ein und ermöglicht damit selbst kleineren Unternehmen eine kostengünstige und wartungsarme Archivierung. MailStore Server legt perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen.
DigiPhant ist MailStore Certified Partner.
