Vorteile von E-Mail- und Dokumenten-Archivierung
Vor knapp einem Jahr endete die Schonfrist zur Umsetzung der GoBD und das Web war voll von Beratern und Anbietern, die Unheil und Verdammnis predigten, wenn Unternehmer nicht ihre präferierte Lösung einsetzen würden.
Dass es bei dieser Frist jedoch ausschließlich um die Verwendung von Kassensystemen z.B. von Einzelhändlern ging, wurde und wird dabei jedoch regelmäßig verschwiegen. Wie so oft, wird nichts so heiß gegessen, wie es gekocht wird.
Gesetzliche Archivierungspflicht
Wir haben bereits mehrmals über Datensicherheit in Bezug auf E-Mail und die erforderliche E-Mail-Archivierung berichtet. Unternehmen und auch Selbständige sind gesetzlich verpflichtet, E-Mails und alle sonstigen, geschäftsrelevanten Unterlagen und Dokumente über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren.
Hierbei ist vor allem zu beachten, dass das Finanzamt besonderen Wert auf die Manipulationssicherheit legt. Denn elektronische Dokumente lassen sich leicht ändern und so verlangt der Gesetzgeber eine revisionssichere Archivierung. Gemeint ist die Prüfbarkeit des eingesetzten Verfahrens der Aufbewahrung und zwar nicht nur der technischen Komponenten, sondern der gesamten Lösung.
Damit reicht die bei vielen übliche Aufbewahrung von E-Mails im Postfach schlichtweg nicht aus. Auch die Ablage von Dokumenten im Dateisystem, besonders von “offenen” Formaten wie Microsoft Office Dokumenten, entspricht nicht den Richtlinien. Selbst ein über 10 Jahre lückenloses Filesystem-Backup würde im Falle einer Prüfung keine ausreichende Rechtssicherheit bieten.
Fakt ist, dass Sie archivieren müssen. Ob Ihre gewählte Lösung jedoch einer Prüfung standhält, erfahren Sie letztendlich erst bei einer Betriebsprüfung. Ärgerlich wird es dann, wenn es um hohe Nachzahlungen geht und Sie dem Finanzamt Sachverhalte nicht mehr zweifelsfrei belegen können. Und dreimal dürfen Sie raten, wie das Finanzamt im Zweifel entscheidet.
Archivierung erhöht die Produktivität
Neben der gesetzlichen Pflicht zur Archivierung gibt es jedoch noch weitere Gründe, sich des Themas anzunehmen. Denn Archivierung hat viele Vorteile. Vor allem die Verlagerung von Mails und Dokumenten vom Mitarbeiter-Postfach bzw. -Rechner zu einem zentralen Archiv birgt enormes Potential an erhöhter Produktivität, besserer Sicherheit und geringerem Speicherplatzbedarf und den damit verbundenen Kosten.
E-Mail-Archivierung
Schauen Sie sich z.B. einmal die durchschnittliche Postfachgröße eines Ihrer Mitarbeiter an. Viele “archivieren” seit Jahren alles, was irgendwann einmal wieder gebraucht werden könnte, indem es in einen Unterordner im Postfach geschoben wird. Postfächer mit 2GB und mehr sind dabei mittlerweile eher die Regel als die Ausnahme.
Jeder Mitarbeiter hat zudem dabei sein eigenes System, so dass es im Falle einer geplanten (Kündigung, Rente) oder ungeplanten (Unfall, Krankheit) Übergabe schwer wird, einen Überblick zu bekommen. Wohl dem, der hier beizeiten eine ordentliche Archivierung eingerichtet hat und dem Mitarbeiter so ermöglicht, ein kleines, überschaubares Postfach zu führen – was im Übrigen die Produktivität drastisch erhöht.
Ein weiterer Mehrwert der Archivierung ist, dass sie auf lokale Archive wie Outlook-PST-Dateien verzichten können und diese nicht im Backup vielfach mitgesichert werden.
DigiPhant setzt seit vielen Jahren MailStore Server erfolgreich bei Kunden ein und ermöglicht damit selbst kleineren Unternehmen eine kostengünstige und wartungsarme Archivierung. MailStore Server legt perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen.
DigiPhant ist MailStore Certified Partner.
Nicht nur E-Mails
Dasselbe gilt für die Dokumentenablage. Arbeiten Sie noch mit Fileservern, auf denen jeder nach Belieben ablegt, wo und was er für wichtig erachtet? Oder sind Sie “schon in der Cloud” und jeder Mitarbeiter lädt Ihre Firmeninterna zu Google, Dropbox oder sonstigen, womöglich werbefinanzierten Clouddiensten hoch?
Setzen Sie jedoch auch hier auf eine praktische und ressourcenschonende Lösung für den kontrollierten Datenaustausch und die einfache Dateiablage, dann ist der Schritt zu einer korrekten Archivierung gar nicht mehr weit und ermöglicht Ihren Mitarbeitern und Arbeitsgruppen (oder eben dem Finanzamt), Datenmengen überschaubar zu halten und trotzdem im Bedarfsfall auf ältere Vorgänge zurückgreifen zu können.
