Dokumente teilen und gleichzeitig bearbeiten
Wir haben kürzlich erläutert, wie Outlook Gruppen in Office 356 dabei helfen, die Zusammenarbeit im Unternehmen zu fördern. Ein wichtiger Bestandteil dieser besseren Kollaboration ist die optimale Handhabung von Dokumenten. Gerade die drei häufigsten Dokumentarten, Word-Dokumente, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen, werden selten nur von einer Person erstellt und gelesen. Fast immer werden Dokumente von mehreren Mitarbeitern erweitert, verbessert, Kopien angelegt, wieder verändert und immer wieder zwischendurch an verschiedenen Stellen abgelegt und an Kollegen oder Kunden verteilt.
Ein zentraler Speicherplatz (sprich Fileserver) versagt meist schon bei nur zwei Mitarbeitern (“Wo hast Du das File XYZ denn hingelegt?”). Es gibt jedoch Lösungen wie SharePoint oder OneDrive, über die Dokumente mit einer funktionierenden Versionierung Kollegen zur Verfügung gestellt werden können. Was aber tun mit dem Word-Dokument, dass der Kunde soeben nur an Sie geschickt hat? Wer benötigt vorab alles Zugriff auf die übermorgen abzuhaltende Präsentation? Und wie verhindern wir, dass zwei Personen gleichzeitig am selben Dokument arbeiten und einer die Änderungen des anderen überschreibt?
Teile und Herrsche
Der erste Schritt beim Ablegen und teilen eines Dokumentes ist die Frage des “Wohin” zu beantworten. Gehört das Dokument zu einem vorhandenem oder neuen Projekt? Dann gehört es in die dazugehörige Outlook Gruppe. Wenn nicht, dann ist ein passender Ordner auf OneDrive for Business der richtige Platz für die Speicherung. Genau genommen liegen die Dateien in beiden Fällen auf Ihrem Unternehmenskonto in der Cloud, aber die Freigabe für Kollegen und Mitarbeiter unterscheidet sich je nach Herangehensweise.
Outlook Gruppen
In einer Outlook Gruppe ist eine Dokumentenbibliothek enthalten, auf die alle Mitglieder der Gruppe gleiche Zugriffsberechtigungen haben. Damit kann jeder in dieser Arbeitsgruppe alle Dokumente sehen, bearbeiten und auch löschen.
Eine neue Outlook Gruppe zu erstellen ist mit wenigen Klicks möglich und genauso schnell lassen sich Mitglieder hinzufügen. Auf diese Weise lassen sich schnell kleine und größere Teams zusammenschließen, um z.B. einen wichtigen Termin gemeinsam vorzubereiten.
OneDrive for Business
Speichern Sie Ihre Dateien in OneDrive for Business und geben Sie sie von praktisch überall frei. Synchronisieren Sie Ihre Dokumente und arbeiten Sie jederzeit offline weiter. Oder arbeiten Sie mit anderen gleichzeitig an einem Dokument zusammen.
Sie können einzelne Dateien oder einen ganzen Ordner per Einladungs-Funktion freigeben und dabei festlegen, wer die Dateien nur lesen darf, wer sie bearbeiten kann und wer selbst Dateien in einem geteilten Ordner ablegen darf.
Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit
Neben der Desktop-Version von Word 2016 beherrschen seit letzter Woche nun auch PowerPoint in der Desktopvariante sowie PowerPoint Mobile auf Windows Tablets die gemeinsame und gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten.
Sie sehen dabei in Echtzeit, was Ihr Kollege gerade tut und so lassen sich Präsentationen bequem und effizient gemeinsam – aber eben jeweils vor dem eigenen Rechner erstellen – ohne das einer der Beteiligten dem anderen in die Tastatur greifen muss.
Wenn Sie zusätzlich die mobilen Versionen von Word, Excel oder PowerPoint unter Android oder Windows Mobile einsetzen, werden Sie in Zukunft benachrichtigt, wenn ein Dokument geteilt oder eines Ihrer geteilten Dokumente bearbeitet wird. So bleiben Sie auch unterwegs auf dem Laufenden.
Tipp:
Wenn Sie ein Dokument suchen, das Sie kürzlich entweder selbst erstellt haben oder das mit Ihnen geteilt wurde, brauchen Sie das jeweilige Programm nicht erst zu verlassen. Unter “Datei” – “Öffnen” finden Sie seit Office 2013 den Punkt “Zuletzt verwendete Dokumente” mit einer praktischen Liste aller in Frage kommenden Dateien. Seit dem letzten Update schließt dies auch die letzten Ordner ein, so finden Sie Dateien noch schneller.
Daneben gibt es ganz neu einen Punkt “Mit mir geteilt”. Dort haben Sie schnellen Zugriff auf die zuletzt geteilten Dateien oder Ordner Ihrer Kollegen und Mitarbeiter. So finden Sie mit wenigen Klicks jedes Dokument auf Anhieb.
