Rechtssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore Server
Wir haben des Öfteren über das Thema Datensicherheit, besonders in Bezug auf E-Mail berichtet. Bei letzterem wird eine wichtige Anforderung oft übersehen oder bewusst unter den Teppich gekehrt: E-Mail-Archivierung. In Deutschland, Österreich und der Schweiz sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.
Vor allem die Punkte “originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar” werden dabei gerne unterschätzt, denn ein Backup reicht hier schlichtweg nicht. Das Bundesfinanzministerium hat im Schreiben zu den “Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)” vom 14.11. 2014 die Anforderungen genau spezifiziert und eine Nichtbeachtung kann empfindliche steuerrechtliche Nachteile für Ihr Unternehmen bedeuten. Zum Glück gibt es fertige Lösungen, die eine rechtsichere Archivierung bequem und zuverlässig ermöglichen.
MailStore Server
Mit MailStore Server können Sie alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Ihre Mitarbeiter können über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook weiterhin auf ihre E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen.
Durch die integrierte Speichertechnologie, den extrem schnellen Suchzugriff und die einfache und wartungsarme Bedienung ist MailStore Server auch für kleinere Unternehmen geeignet und bietet für Firmen beinahe jeder Größenordnung attraktive Preise.
Die Vorteile auf einen Blick
- Zuverlässige Erfüllung aller relevanten rechtlichen Anforderungen
- Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge
- Schutz vor Datenverlusten
- Entlastung von E-Mail-Servern
- Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%
- Vereinfachung von Backup und Restore
- Unabhängigkeit von PST-Dateien
- Abschaffung von Postfachbegrenzungen
Die (steuer)rechtliche Verantwortung für die ordnungsgemäße E-Mail-Archivierung liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens und es drohen steuerrechtliche, in bestimmten Fällen sogar zivilrechtliche Sanktionen, wenn Ihre Archivierung einer Prüfung nicht standhält. Sprechen Sie mit uns, wenn Sie auf “Nummer sicher” gehen wollen und die gegebenen rechtlichen Risiken einfach und zuverlässig ausschließen möchten.
