Warum überhaupt Exchange? Reicht nicht eine kostenlose Lösung?
Wir haben zuletzt erklärt, warum es sinnvoll ist Exchange auf dem neuesten Stand zu halten. Was aber, wenn Sie gar kein Exchange einsetzen, sondern z.B. einen der kostenlosen Maildienste? Ob Sie Alleinkämpfer sind oder im Team arbeiten, die wichtigsten Punkte für eine sinnvolle Business-E-Mail-Lösung sind fast immer gleich:
Hohe Verfügbarkeit
Was nützt das günstige Angebot, wenn Sie teilweise nicht erreichbar sind. Exchange ist zuverlässig wie fast keine andere E-Mail-Plattform, egal, ob Sie Exchange als dedizierten Server in Ihrem Unternehmen einsetzen oder Exchange Online in der Cloud nutzen (mehr hierzu demnächst).
Plattformunabhängig
Sie wollen Ihre Mails überall lesen, am PC, am Handy, im Ausland. Kaum eine Lösung ist so weit verbreitet, bietet so viele Clients auf allen Plattformen und ist dabei noch so benutzerfreundlich wie Exchange (besonders die neue Outlook Web App).
Datensicherheit
Die Sicherheit der (E-Mail-)Daten stellt einen wichtigen Faktor in jedem Unternehmen dar. Dabei geht es aber nicht nur um Backups und die Möglichkeit, E-Mails wiederherzustellen, sondern auch um wichtige und oft vernachlässigte Themen wie Archivierung (Mehr dazu in einem der nächsten Artikel).
Teamwork
Einige Freemailer bieten zwar rudimentäre Lösungen zur Zusammenarbeit im Team an, aber keine Lösung kann dabei der Benutzerfreundlichkeit von Exchange und seiner perfekten Integration in die gängigsten Plattformen das Wasser reichen.
Datenschutz
Ihre Daten müssen nicht nur vor Hardwareausfällen, Schädlingen oder menschlichen Irrtümern geschützt werden, sondern auch vor unberechtigtem Zugriff. Dabei geht es aber nicht nur um das Lesen von fremden E-Mails oder die Wahrung der Privatsphäre, sondern auch den Schutz Ihrer Unternehmensdaten und Betriebsgeheimnisse.
Selbst wenn Sie Ihre Daten für nicht so schützenswert und geheim halten, so würden Sie doch nie Ihre Aktenordner frei zugänglich außerhalb Ihres Büros auf der Straße lagern. Genauso wenig sollten Sie dies mit Ihren elektronischen Daten tun.
Grundsätzlich ist Exchange stabiler, flexibler, praktischer und vor allem sicherer, als beinahe jede andere verfügbare Lösung – und das schon seit sehr vielen Jahren. So haben z.B. die größeren Maildienste vor einiger Zeit mit großem Brimborium auf verschlüsselte Mailübertragung umgestellt – etwas, das Microsofts E-Mail-Lösung schon immer praktiziert hat.
Microsofts Exchange stellt über zwei Drittel der sogenannten Groupware-Lösungen in Deutschland – Tendenz weiter steigend. Aber viele Firmen scheuen die vermeintlichen Kosten und setzen gerade in kleineren Gruppen oder als Einzelunternehmer auf kostenfreie Onlinelösungen.
Das “kostenlos” aber im Grunde nicht stimmt, weiß jeder. Denn wenn Sie kein Geld für Ihr Postfach aufwenden, dann bezahlen Sie damit, dass Sie sich mit Werbung bombardieren lassen und Ihre Mails sogar teilweise nach werberelevanten Begriffen durchsucht werden. Oder im schlimmsten Fall sind Sie bzw. Ihre Daten die eigentliche Ware, für die jemand anderes bezahlt.
