Einfache Zusammenarbeit mit Outlook-Gruppen
Microsoft adressiert mit den neuen Outlook-Gruppen (bisher Office 365 Gruppen) einige der größten Probleme bei der Gestaltung der Zusammenarbeit. Die Organisation von Teams zur gemeinsamen Arbeit an Projekten oder komplexeren Aufgaben ist eine echte Herausforderung – unabhängig von der Größe der Gruppe oder der Firma.
Bisher erfolgte ein Großteil der Abstimmung zwischen einzelnen Kollegen per E-Mail, oft bleiben dabei aber andere Teammitglieder außen vor, denn jeden auf „CC:“ zu setzen erweist sich schnell als ein unüberschaubares Mailchaos. Jeder Mitarbeiter arbeitet zudem an mehreren Projekten und hat nebenbei noch die sonstige tägliche interne und externe Kommunikation in seinem Postfach und so lassen sich die verschiedenen Konversationen und Projekte kaum noch auseinanderhalten. Einen echten Überblick hat der einzelne dann schon lange nicht mehr.
Auch die gemeinsame Terminplanung scheitert häufig am fehlenden gemeinsamen Kalender und so werden Termine per E-Mail umständlich abgestimmt. Ob dann letztendlich alle Beteiligten Bescheid wissen, stellen Sie oft erst nach der Besprechung fest. Die Besprechungsnotizen werden individuell von jedem einzelnen geführt oder von einer Person nach dem Meeting an alle verschickt – selbstverständlich wieder per E-Mail.
Ein gemeinsamer Termin wie eine Besprechung soll alle Beteiligten auf denselben Stand bringen. Mit den eben genannten Mechanismen passiert aber das genaue Gegenteil, jeder hat nur seine individuelle Sicht auf die Inhalte des Meetings und findet auch hinterher nur das wieder, was er selbst irgendwo eingeordnet hat. Kein Wunder, dass viele Firmen immer noch auf bedrucktes Papier und Aktenordner setzen.
Mit Outlook-Gruppen dem Chaos Herr werden
Mit Outlook-Gruppen bietet Ihnen Office 365 eine einfache Möglichkeit, Kommunikation und Kollaboration an einer zentralen Stelle zusammenzuführen.
- Jede Gruppe erhält eine E-mail-Adresse und Unterhaltungen können entweder durch eine E-Mail an die Gruppe oder direkt als „Konversation“ in Outlook oder über die Gruppen-App geführt werden. Unterhaltungen werden damit an einem zentralen Ort gespeichert, aber Mitglieder erhalten die Nachrichten zusätzlich über ihr Postfach.
- In einem Gruppen-Kalender werden alle gemeinsamen Termine geplant und hinterlegt, so dass alle Team-Mitglieder und bei Bedarf auch weitere Mitarbeiter die Planung einsehen können.
- Jeder Gruppe ist ein OneNote-Notizbuch zugeordnet. Hier können Informationen, Berichte oder Gesprächsnotizen einfach von allen Gruppenmitgliedern eingetragen werden – sogar live im Meeting und gleichzeitig.
- In einer zentralen Dateiablage werden alle Dateien abgelegt, die für das betreffende Projekt relevant sind. Alle Gruppenmitglieder haben Zugriff auf die Dateien und können auf diese sowohl online als auch offline zugreifen.
Mit dem neuen Office 2016 sind Outlook-Gruppen bereits in die Desktop-Version von Outlook integriert. Außerdem gibt es mobile Apps für iOS, Android und Windows Phone.
Outlook-Gruppen fördern die tägliche Zusammenarbeit
Gruppen können sich sehr einfach zusammenfinden
Teamarbeit war noch nie so einfach: Gruppe gründen und gemeinsam loslegen. Niemand muss extra Digiphant anrufen um irgendetwas einzurichten, alles funktioniert zuverlässig und simpel. Jeder im Team kann sich von der ersten Minute an auf die eigentliche Aufgabe konzentrieren.
Neue Mitarbeiter können sofort mitarbeiten
Dank der chronologischen Dokumentation der Gruppen-Unterhaltung erhalten neu hinzugekommene Mitglieder schnell einen echten Überblick und finden im Notizbuch den Status der jeweiligen Projektaufgaben und die Protokolle der letzten Besprechungen.
Man findet schneller, was man sucht
Outlook-Gruppen bieten einen zentralen Ort für alle Informationen, relevanten Dateien und Notizen. Mit der übergreifenden Suche in Office 365 finden Mitarbeiter immer schnell alle benötigten Informationen, selbst wenn sie Mitglied in diversen Projekten, Teams und Outlook-Gruppen sind.
Meetings bringen echte Ergebnisse
Dank der einfachen Planung über den Gruppenkalender sind Gruppen-Termine sehr viel schneller und einfacher angesetzt, das Notizbuch beseitigt die Probleme bei der Besprechungs-Dokumentation. Im Meeting können alle Teilnehmer gleichzeitig Notizen erfassen, es entsteht somit ein zentrales Protokoll aus der Sicht aller Beteiligten, welches direkt im Anschluss der Besprechung für alle weiteren oder im Termin fehlenden Mitarbeiter verfügbar ist.
Sind Outlook-Gruppen ein Allheilmittel? Sicher nicht, denn es gibt für jedes Team, jede Aufgabe und jede Anforderung weitere Tools, die Ihre Zusammenarbeit verbessern und Beschleunigen können. Outlook-Gruppen oder SharePoint Sites? Gruppen-Konversationen oder Yammer ? Dateiablage in der Outlook-Gruppe oder in OneDrive for Business? Die Beantwortung dieser Fragen und die Auswahl der richtigen Tools ist sehr individuell und wir werden in der nächsten Zeit an dieser Stelle versuchen, darauf noch mehr Antworten zu geben. Selbstverständlich stehen wir Ihnen für Fragen oder ein Gespräch in Ihrem Hause immer gerne zur Verfügung.
